E-Yazışma Hakkında Her Şey

E-Yazışma Nedir?

Resmi yazışmaların elektronik ortama taşınması ile birlikte kamu kurumlarının ve kamu ile yazışma yapan kuruluşların yazışma süreçleri ve iş akışları hızlanırken, verimlilikleri artmış, operasyonel maliyetleri de büyük oranda azalmıştır. 

e-Yazışma, resmi yazışmaların fiziki belgelerle yürütülmesi yerine belirli standartlar çerçevesinde elektronik ortamda güvenle gerçekleştirilmesini ifade eder. Geleneksel kağıt tabanlı yazışmanın yerini alması , e-dönüşüm ve e-devlet uygulamaları kapsamında e-Yazışma Projesi’nin de düzenlemesi yapılmış ve ilgili standartları belirlenmiştir. 

E-Yazışma, e-dönüşümün ve e-devlet uygulamalarının temel bileşenlerinden biridir.

Günümüzde dijital dönüşüm, pek çok hizmetin daha hızlı, güvenli ve kolay ulaşılabilir ve kullanılabilir hale gelmesini sağlamaktadır. Vergi süreçleri de bu dönüşümden fayda sağlamakta ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından başarılı yürütülen E-Belge Uygulamalarının yanında E-Tebligat uygulaması ile de vergi mükellefleri ve tüzel kişiler vergi ve ceza ihbarnamesi, ödeme emri gibi bazı yasal bildirimleri  elektronik ortam üzerinden alabilmektedir.

E-Yazışma Düzenlemeleri ve İlgili Standartlar Nelerdir?

e-Yazışma Projesi çalışmaları daha önce Kalkınma Bakanlığı tarafından koordine edilirken, Ağustos 2019 tarihinden itibaren Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi tarafından yürütülmektedir. Bu proje bağlamında belirlenen e-Yazışma standartları, mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanımında asgari düzeyde değişiklik yapacak şekilde oluşturulmuştur. 

E-Yazışma Projesinin ana düzenlemesini oluşturan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmıştır. İlgili yönetmelik çerçevesinde resmi yazışmalarını elektronik ortamda  yürütmek isteyen ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanan tüm kamu kurumlarının ve kuruluşlarının e-Yazışma Projesi kapsamında hazırlanmış e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uyumluluğu zorunlu kılınmıştır.

E-Yazışma ile ilgili düzenlemeler:

• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik

• 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu – Elektronik imza kullanımına ilişkin düzenlemeler

• KEP Yönetmeliği – Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemleri ile ilgili kurallar

E-Yazışma ile ilgili temel standartlar:

• TS 13298 – Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Standardı

• ISO 27001 – Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi

• ISO 22301 – İş Sürekliliği Yönetim Sistemi

E-Yazışma ve KEP Hizmeti Arasındaki Bağlantı Nedir?

Kurumların e-Yazışma gerçekleştirebilmeleri için BTK tarafından yetkilendirilmiş (Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı (KEPHS)’larından KEP adresi ve ileti gönderim ve alım hizmeti almaları gerekmektedir. Alınan KEP adresi DETSİS’e (Devlet Teşkilat Sistemi) kaydedilerek, DETSİS web servisi üzerinden diğer kurumların erişimine açılmalıdır. 

KEP, e-Yazışma Projesi kapsamında varsayılan yöntem olarak benimsenmiş iletim mekanizmasıdır.

E-Yazışma Paketi (EYP) Nedir?

e-Yazışma Paketi; resmi yazışmaya ait üst veriler, ekler, dağıtım listesi, güvenli elektronik imzalar vb. tüm bileşenlerin, Open Packaging Conventions (OPC) olarak bilinen standardı sağlayacak şekilde paketlenmiş yapıyı tanımlar. 

EYP’ye atılan elektronik imzalar paket bütününe değil, paket içerisinde yer alan “Paket Özeti” adlı bileşenin üzerine atılmaktadır. Bu sayede resmi yazışma akışının herhangi bir aşamasında bazı bileşenler paketten çıkarılsa bile geri kalan bileşenlerin imza bütünlüğünün korunması amaçlanmaktadır.

Elektronik Yazışma Paketi (EYP)’nin ilk sürümü Aralık 2011, son sürümü ise Haziran 2024 tarihiyle EYP 2.1 olarak yayınlanmıştır. En yaygın kullanıma sahip olan sürümler ise 23 Şubat 2016 tarihli EYP 1.3 ve 27 Ağustos 2020 tarihinde yayınlanmış olan EYP 2.0’dır.

EYP 2.0 ile Gelen Yenilikler Nedir?

EYP 2.0 ile gelen yeniliklerden bazıları:

• EYP 2.0 sürümü ile elektronik mühür (e-Mühür) kullanımı zorunlu hale getirilmiştir. E-Mühür zorunluluğu ile yazışmayı yapan kurumların kimliklerinin güvenilir şekilde tespit edilmesi amaçlanmıştır.

• Tarih bilgisi Üstveri bileşeninden alınarak, ilgili sürümle pakete eklenen Nihai Üstveri bileşenine konulmuştur. Böylece tüm imzalar atıldıktan sonra pakete tarih eklenebilmesi mümkün kılınmıştır.

• Şifreleme mekanizmasında yeniliğe gidilerek yazışmaların gizliliği ve bütünlüğü üst düzeyde korunarak iletilmesi sağlanmıştır. 

• Gönderici ve alıcı kurumları kapsayacak şekilde kimlik kodları ile birlikte birim kimlik kodlarının da kullanılması mümkün hale getirilmiştir. Bu sayede gönderici ve alıcı kurumların, kurumun ilgili biriminin tanımlanmasında iyileştirme sağlanmıştır.

E-Yazışma Paketi (EYP) Gönderim ve Alım Süreci Nasıldır?

EYP’nin gönderici tarafından hazırlanmasına oluşturma, alıcı tarafından teslim alınıp açılmasına da ayrıştırma işlemi denilir.

EYP Gönderimi (Oluşturma): 

• Belgenin Hazırlanması: Yazışma belgesi, ilgili kurum veya kuruluş tarafından oluşturulur ve elektronik imza ile imzalanır.

• EYP Paketi Oluşturma: Elektronik belge, ilgili metadata bilgileri (üstveri) ile birlikte EYP formatına dönüştürülür.

• Zaman Damgası ve e-Mühür Ekleme: Güvenliğin sağlanması için belgeye zaman damgası ve e-Mühür eklenir.

• KEP Üzerinden Gönderme: EYP, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi üzerinden alıcıya iletilir.

• Gönderim Kaydı ve Arşivleme: Gönderim işlemi tamamlandıktan sonra, ilgili kayıtlar arşivlenerek yasal zorunluluklara uygun şekilde saklanır.

EYP Alımı (Ayrıştırma):

• KEP Sistemi Üzerinden Teslim Alma: Alıcı, KEP iletisiyle gelen EYP’yi teslim alır.

• İmza ve Zaman Damgası Kontrolü: Paketin içerisindeki elektronik imza ve zaman damgası doğrulama işlemleri yapılır.

• EYP Ayrıştırma: Paketin içerisindeki belgeler ve metadata bilgileri ayrıştırılarak okunabilir hale getirilir.

• Belge Doğrulama: Üstveri ve içerik doğrulaması yapılarak belgenin güvenliği ve bütünlüğü kontrol edilir.

• Arşivleme: Yasal gerekliliklere uygun şekilde EYP saklanarak arşivlenir.

Verion E-Yazışma ÇözümleriVerion Teknoloji, EYP 1.3 ve EYP 2.0 sürümlerine uygun olarak EYP Oluşturulması ve Ayrıştırılması işlevlerini gerçekleştiren, EYPGateway isimli kurumsal entegrasyon çözümü ile arayüzlü kurumsal e-İYS (Elektronik İleti Yönetim Sistemi) çözümünü on-prem kurulumla büyük ve orta boy tüm kurumlara, kuruluşlara ve şirketlere sağlamaktadır. Aynı şekilde e-Yazışma süreçlerini uçtan uca kolayca yönetilmesi için geliştirilmiş Docsline isimli bulut (SaaS) çözümle de küçük ve mikro boy tüm şirketlere, serbest meslek erbaplarına ve serbest çalışanlara çözüm sağlamaktadır.

EYPGateway, e-İYS ve Docsline çözümleri ile kamu ve özel sektördeki her büyüklükteki kurum, kuruluş ve şirkete e-Yazışma çözümü sağlamaktadır. Verion E-Yazışma çözümleri hakkında genel bilgileri https://verion.com.tr/cozumler/e-yazisma-cozumleri/ sayfamızdan edinebilir ya da daha detaylı bilgi almak için bilgi@verion.com.tr e-posta adresimizden bizlere ulaşabilirsiniz.